Aan de voorzitter van de gemeenteraad
de heer F.A. van Zuilen
Kornoeljeplein 1
9481 AW Vries
in afschrift aan:
- de gemeenteraad
- het college
- de griffier
Datum: 16 maart 2011
Onderwerp: besloten vergadering d.d. 15 maart 2011
Geachte heer Van Zuilen,
Op 15 maart 2011 heeft in het gemeentehuis een besloten raadsvergadering plaatsgevonden, welke werd gehouden enige minuten na afsluiting van de reguliere raadsvergadering. Zoals u weet heeft de fractie van Leefbaar Tynaarlo de besloten vergadering niet bijgewoond. In het algemeen is de fractie van Leefbaar Tynaarlo bijzonder sceptisch over niet-openbare vergaderingen. Immers dienen de handelingen van gekozen volksvertegenwoordigers voor de bevolking die hen heeft gekozen, controleerbaar te zijn. Alleen dan kan het systeem van representatieve democratie feitelijk functioneren. Verder wensen wij ons in het algemeen niet in te laten met zaken die het licht van de openbaarheid kennelijk niet kunnen verdragen. Dat neemt niet weg dat het onder zeer bijzondere omstandigheden, gerechtvaardigd kan zijn om zaken in beslotenheid te bespreken, bijvoorbeeld als het gaat over privé-personen, maar dat moet bij zeer hoge uitzonderingen blijven. Dit zou eventueel kunnen worden ondervangen door gebruik te maken van een seniorenconvent.
Wat ons evenwel in het onderhavige geval heeft doen besluiten om in het geheel weg te blijven bij de besloten vergadering, is dat u als voorzitter niet de juiste randvoorwaarden heeft gecreëerd om de besloten vergadering in overeenstemming met de Gemeentewet te doen plaatsvinden, en daarover het presidium onjuist heeft geïnformeerd.
Immers bepaalt de Gemeentewet, in artikel 23, leden 1 tot en met 3:
“-1. De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden.
-2. De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
-3. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.”
Derhalve heeft te gelden dat een vergadering van de gemeenteraad altijd als openbare vergadering aanvangt. Vervolgens kunt u als voorzitter weliswaar bepalen dat de deuren gesloten worden, maar zal - na het sluiten van de deuren - het eerst aan de raad zijn om te bepalen of überhaupt met gesloten deuren (verder) wordt vergaderd. De raad kan dan beslissen dat inderdaad met gesloten deuren verder vergaderd wordt, of bepalen dat dit niet het geval zal zijn. Allicht zullen in dat laatste geval de deuren weer moeten worden geopend.
Gelet op dit een en ander, is in het presidium, bij de voorbereiding van de betreffende vergadering, aangegeven dat er gedurende de vergadering een moment zou moeten zijn waarop de raad zou kunnen besluiten of wel of niet met gesloten deuren zou worden vergaderd. Die raadsleden die geen voorstander van het houden van de besloten vergadering waren, zouden dan de gelegenheid moeten krijgen om te beargumenteren dat niet met gesloten deuren (verder) zou worden vergaderd, gezien de dan bekenden onderwerpen. Als de raad dan zou besluiten dat inderdaad achter gesloten deuren (verder) zou worden vergaderd, zouden die raadsleden die zich hiermee verder niet zouden willen inlaten, de gelegenheid moeten krijgen om de vergadering te verlaten.
U heeft echter medegedeeld ook in het presidium, dit naar aanleiding van een in gewetensnood verkerende afgevaardigde(n), dat raadsleden slechts de keuze zouden hebben om hetzij van begin af aan bij de vergadering weg te blijven als zij niet in beslotenheid wilden vergaderen, hetzij de vergadering wel bij te wonen als zij geen probleem met het vergaderen in beslotenheid zouden hebben. Feitelijk gaf u aan dat de raadsleden ofwel geheel weg dienden te blijven, ofwel indien zij aanwezig zouden zijn ook de gehele vergadering aanwezig te blijven. De mogelijkheid om alleen aanwezig te zijn om het vergaderen in beslotenheid op zichzelf ter discussie te stellen en - als de meerderheid van de raad toch voor het houden van de besloten vergadering zou kiezen - daarna te vertrekken, stond volgens u niet open. Dit bleek ook feitelijk uit de door u opgestelde agenda. Deze bestond immers slechts uit de punten “Opening”, “Opleggen geheimhouding”, “Bespreken onderwerpen” en “Sluiting”. In strijd met artikel 23 lid 1 (en 2) Gemeentewet zou de vergadering dus reeds van stonde af aan aanvangen als besloten vergadering. Verder ontbreekt enig agendapunt waaraan aan de raad de keuze zou worden voorgelegd om al dan niet met gesloten deuren te vergaderen. Het onderwerp “Opleggen geheimhouding” is daaraan niet gelijk te stellen. Immers is het opleggen van de geheimhouding (geregeld in artikel 25 Gemeentewet) een aparte beslissing welke losstaat van de beslissing of men überhaupt met gesloten deuren wil vergaderen, al is dat laatste wel een voorwaarde om geheimhouding te kunnen opleggen.
Aangezien er volgens ons in strijd met de Gemeentewet werd gehandeld, hebben wij op geen enkele wijze deel willen uitmaken van deze volgens ons onwettelijke vergadering achter gesloten deuren.
Om deze redenen verzoeken wij u vriendelijk om ons binnen de daarvoor geldende tijdsperiode, antwoord te geven op de vraag, waarom u, in het licht van artikel 23 Gemeentewet, het presidium onjuist heeft geïnformeerd over de gang van zaken rond het al dan niet voortzetten van een vergadering achter gesloten deuren en u niet de juiste wettelijke randvoorwaarden heeft gecreëerd om een vergadering achter gesloten deuren te kunnen houden.
In afwachting.
Met vriendelijke groet,
Namens de fractie van Leefbaar Tynaarlo,
C.H. Kloos, fractievoorzitter
Bijlage 1
Seniorenconvent
Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters, de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de burgemeester en de griffier. Het seniorenconvent is een overleg- en adviesorgaan voor de voorzitter. Hierin worden vertrouwelijke onderwerpen besproken die (nog) niet openbaar behandeld kunnen worden en onderwerpen waarbij de privacy van personen in het geding is.
Presidium van de Raad
Het Presidium bestaat uit afgevaardigden vanuit de raad en de plaatsvervangend raadsvoorzitter en wordt ondersteund door de griffier. De burgemeester heeft een adviserende stem. Het Presidium houdt zich bezig met organisatorische en facilitaire zaken rondom de raadsvergaderingen en bepaalt de agenda hiervan. Ook stuurt het Presidium de griffie aan.
Gemeentewet geldend vanaf 11 januari 2011
Artikel 23
1.De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden.
2.De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
3.De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4.Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
5.De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 25
1.De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft.
2.Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
3.De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
4.De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.